サンキューメールの書き方(お問い合わせ編)

内容を考えるのが意外と面倒な自動返信メール。大手をはじめとした実際のメールを調査しました。サンプル付き!

お問い合わせフォームを送信したお客様には自動返信メール(サンキューメール)を送ります。
その自動返信メールですが、内容で迷ったことはありませんか?
この記事では、大手をはじめとした実際の自動返信メールを分析して、どんな内容になっているのかを調査しました。
記事の最後には自動返信メールのサンプルも掲載していますので、ぜひ参考にしてみてください。

もくじ

送信者名

〇〇〇〇株式会社

〇〇〇〇事務局

会社ホームページの場合は社名、サービスの場合は事務局です。
送信者名を設定してないケースも割とありますが、設定する方が良いでしょう。

件名

【お問合せ受付】〇〇〇〇

【〇〇〇〇】お問合せ内容のご確認

〇〇〇〇 お問い合わせ受け付けのお知らせ

【株式会社〇〇〇〇】お問い合わせ有難うございます。

送信者名だけでなく、件名にも社名またはサービス名が入るのが普通のようです。
本来の件名と自社名は墨カッコ【】を使って分けます。
「お問い合わせ受付のお知らせ」と「お問い合わせ有難うございます」は、意味合いとしてはまったく同じですが、前者がやや杓子定規な印象なのに対して後者はナチュラルな印象に感じました。

メールの件名で、目立たせたい部分を墨カッコで括るのは常套手段です。ですが、使い方を間違えると一気にうさん臭くなってしまいます。自動返信メールでは、自社名を目立たせる程度に留めるのが良さそうです。

自動メールであることの注意書き

———————————————————————-
※このメールは〇〇〇〇よりお問合せを頂きましたお客様へ確認のため
 システムから送信している自動配信メールです。
 返信されても〇〇〇〇へは届きませんのでご注意下さい。
———————————————————————-

*********************************************************************
このメールは、自動送信専用メールアドレスからお送りしております。
ご返信いただいても回答できませんのでご了承ください。
**********************************************************************

このメールは自動送信メールです。

 (このメールはお問い合わせ確認用に自動的に送信されています)

きちんとした自動返信メールでは、本文の最初に必ずこの手の記載があります。
どうしてこれが必要かというと、自動返信メールは誰かが入力したメールアドレス宛に勝手にメールを送るので、お客様が(いたずら目的や誤入力で)他人のメールアドレスを入力した場合に、身に覚えのない人にメールを送ってしまうかもしれないからです。
昔は「お心当たりの無い方はこのメールを破棄するようお願いします」と添えることもありましたが、今回の調査では見当たりませんでした。

装飾の付いた複数行のパターンと、1行で簡潔に伝えるパターンがあります。
「返信しても届きませんよ」と言う場合は複数行になってしまうので、その結果装飾も必要になった、ということのようです。

挨拶

〇〇〇〇(株)の問合せ窓口でございます。
この度はお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。

〇〇〇〇をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

〇〇〇〇カスタマーサービスです。
このたびは、〇〇〇〇へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お客様からのお問い合わせを確かに承りましたので、ご連絡いたします。

この度は、弊社〇〇〇〇にお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。
このメールは、お問い合わせフォームからの送信が正しく完了したことをお知らせするものです。

次に、自己紹介とメールの趣旨が来ます。
メールの趣旨というのは「フォームでお問い合わせを頂いたので、その確認のメールです」ということです。

お客様の入力内容

以下の内容で受付いたしました。

■お問い合わせ日時:2020/03/01 00:00:00
■お問い合わせ内容:(お問い合わせの内容)

まずは、受付完了のご案内まで。
以下の内容で承りました。
———————–
【お名前】〇〇〇〇
【ふりがな】〇〇〇〇

お問い合わせフォームの入力内容をメールに載せる場合は、挨拶の後に来ることが多いようです。
ただ、今回調査していて気づいたのですが、大手でも意外と載せてないケースが多いです。
お問い合わせフォームではお客様の名前など個人情報が書かれることが多いので、あえて掲載してないのかもしれません。

今後の流れ

担当者より順次ご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。

弊社にて内容を確認のうえ、順次回答させていただきます。

お急ぎのところ誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいますようお願いいたします。

なお、お問い合わせの内容によりましては、回答までにお時間をいただく場合がございます。あらかじめご了承ください。

担当者より折り返しご連絡させて頂きますので、今しばらくお待ち頂ければ幸いです。
ご質問等ありましたら下記までお気軽にお問い合わせ下さいませ。

単に「ありがとうございました」と言うだけでなく、「弊社が今後どうするのか」「お客様に何をしてほしいのか」をきちんと書きましょう。
今回調査したのは大手サービスが中心だったのですが、そういうところだと回答日の見込みを書くのは難しいのでしょうかね。
無理がないのであれば「2~3営業日のうちに折り返しご連絡します」などと期限を切っておく方が親切だと思います。

結び

このお問い合わせをきっかけに、良いご縁となります事を心より願っております。

〇〇〇〇をご利用いただき、ありがとうございました。

ご連絡をいただき、ありがとうございました。

本文を結びます。

サポートリンク

あまり多くありませんが、本文の後にヘルプページやFAQへのリンクを掲載しているケースもあります。

署名

最後に署名をきちんと書きましょう。
署名の上あたりに、自社商品・サービスの宣伝を仕込んでいるケースもありますね。

サンプル

今回の調査結果をもとにしてお問い合わせ自動返信メールのサンプルを作りました。
こんな感じが良いようです。

件名:【〇〇〇〇株式会社】お問い合わせありがとうございます
送信者名:〇〇〇〇株式会社

(このメールはお問い合わせ確認用に自動的に送信されています)

この度は、〇〇〇〇にお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。

下記のようにお問い合わせを受付いたしました。
担当者より折り返しご連絡いたしますので、今しばらくお待ちくださいますようお願いいたします。

———————
【お名前】〇〇〇〇
【お問い合わせ内容】

———————

ご連絡をいただき、ありがとうございました。

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(以下署名)

今回はお問い合わせフォームの自動返信メールを調査しましたが、機会があったら注文確認の自動返信メールも調査したいです。